CONSERVAZIONE e-FATTURE 2019: TERMINE PROROGATO AL 10 GIUGNO

CONSERVAZIONE e-FATTURE 2019: TERMINE PROROGATO AL 10 GIUGNO

CONSERVAZIONE e-FATTURE 2019: TERMINE PROROGATO AL 10 GIUGNO

Il decreto Sostegni ha stabilito che i contribuenti potranno conservare le fatture elettroniche e la documentazione dell’anno 2019 al massimo entro il 10 giugno 2021.

1. PROROGA

La conservazione digitale dei documenti tributari è considerata tempestiva se effettuato entro il terzo mese successivo a quello della presentazione della dichiarazione dei redditi relative al periodo d’imposta cui i documenti si riferiscono.
Per quanto riguarda il periodo d’imposta 2019, il termine inizialmente fissato al 10 marzo 2021, slitta sino a sei mesi grazie al decreto Sostegni, per arrivare al 10 giugno.

2. NORMATIVA

Le disposizioni normative sulla tenuta dei documenti contabili, da tempo ne consentono la produzione e la conservazione in modo informatizzato.

provvedimenti cardine per la conservazione sono:

  • D.P.C.M. 3 dicembre 2013: mappa dei processi e dei sistemi di conservazione elettronica dei documenti, nonché contiene le regole tecniche per il processo di conservazione
  • D.M. 17 giugno 2014: definizione delle modalità di conservazione dei documenti ai fini delle disposizioni tributarie.

Il processo di conservazione delle fatture elettroniche è regolamentato tecnicamente dal Codice dell’Amministrazione Digitale che richiama espressamente sia l’art. 39 del testo IVA sia il decreto del MEF, in cui sono disciplinate le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici.

Secondo il decreto del MEF, ai fini fiscali il documento informatico è qualsiasi “documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.

Gli aspetti della gestione documentale e della conservazione, nonché le specifiche regole tecniche sugli ambiti disciplinati dalle principali disposizioni del CAD sono contenute nelle nuove Linee guida “formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” dell’AgID pubblicate a settembre 2020 – la cui adozione, prevista dal mese di giugno 2021, è stata recente prorogata al 1° gennaio 2022.
Le linee guida rappresentano un unico dispositivo “omnicomprensivo” da cui attingere le indicazioni da seguire

Con il termine conservazione sostitutiva s’intende quel processo informatico “disciplinato” da specifiche norme messo in atto per conservare, con validità probatoria in termini di legge, la documentazione.

La procedura informatica attivata nel processo di conservazione comprende:

  • la firma digitale, cioè una firma di carattere elettronico che si applica ai documenti informatici;
  • la marca temporale, quella successione di caratteri che rappresentano una data e/o un orario che certifichi l’effettivo avvenimento di un’attività/evento.

Il sistema di conservazione dei documenti informatici garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità dei documenti informatici.
Il processo di conservazione digitale è un processo regolamentato dalla legge che consente di assicurare nel tempo validità legale a un documento, anche ai fini tributari.
Con riferimento alle fatture elettroniche, l’art. 39 del decreto IVA prevede che sia chi emette sia chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente.

Il processo di conservazione sostitutiva è previsto sia con riguardo alle fatture verso la Pubblica Amministrazione che nei confronti di soggetti privati. Sono esclusi dall’obbligo di conservazione dei documenti elettronici ricevuti i soggetti aderenti al regime forfettario.
Il processo di conservazione sostitutiva può essere effettuato:

  • direttamente dal contribuente, ovvero
  • affidata a un soggetto terzo, cioè uno degli operatori privati certificati;

I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e che intendono accreditarsi devono presentare all’Agenzia per l’Italia Digitale domanda di accreditamento.

Il D.M. 17 giugno 2014, ha definito le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e introdotto significative semplificazioni ai processi di dematerializzazione della documentazione fiscale e di conservazione digitale a norma dei documenti fiscali.

Con riferimento agli obblighi da osservare per la dematerializzazione di documenti e scritture analogiche rilevanti ai fini tributari occorre seguire le indicazioni di cui all’art. 4 del decreto secondo cui, ai fini tributari:

  • il procedimento di generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti e scritture analogici segue le disposizioni di cui all’art. 22, comma 3, D.Lgs. n. 82/2005 e termina con l’apposizione della firma elettronica qualificata, della firma digitale ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalla Agenzie fiscali;
  • la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici originali unici è autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

Con riferimento alla conservazione dei documenti informatici, la normativa prevede che i documenti informatici sono conservati in modo tale che siano:

  • rispettate le norme del Codice civile, le disposizioni del CAD e delle relative regole tecniche, le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
  • consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici.

Dal punto di vista temporale, l’Agenzia ha chiarito che i documenti fiscalmente rilevanti tenuti in formato elettronico:

  • per la loro regolarità, non devono essere obbligatoriamente stampati entro il terzo (ovvero il sesto per il 2019) mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;
  • entro il termine citato essi vanno, comunque, posti in conservazione sostitutiva nel rispetto del D.M. 17 giugno 201 e del CAD se il contribuente intende mantenerli in formato elettronico, ovvero stampati in caso contrario.

L’imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti deve essere corrisposta con modalità esclusivamente telematica; il pagamento dell’imposta di bollo previsto in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, se relativa agli atti, ai documenti e ai registri emessi o utilizzati durante l’anno.

Infine, la conservazione delle fatture elettroniche deve essere predisposta in uno dei formati previsti dalle norme di cui al D.P.C.M. 3 dicembre 2013 e al D.M. 17 giugno 2014.
Il soggetto responsabile della conservazione deve argomentare la scelta di un formato diverso nel manuale di conservazione.

In ogni caso, i documenti informatici rilevanti ai fini tributari devono avere le caratteristiche dell’immodificabilità, dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità.

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